LINEでは、価値基準である「WOW=NO.1」を生み出すために、社員が働きやすい環境づくりにおいて、様々な工夫をしています。そのようなLINEを支える組織や制度について紹介する連載「LINEのしくみ」。

今回、ご紹介するのは、交通機関のチケットや宿泊施設を手配し、社員の出張業務を支える「しくみ」です。LINEでは、2019年より、国内最大級の旅行比較サイト「LINEトラベルjp」と連携して社内の出張業務をサポートするようになりました。管理部門と事業部門がどのようにコラボレーションしたのか、出張支援チームのへイン、ミンジ、「LINEトラベルjp」のアライアンスを担当している国京にその背景を聞きました。

社員の負担にならない出張をコーディネート

――まずは自己紹介をお願いします。

ヘイン

2016年に入社して、いま4年目です。いまは、出張支援チームに所属しています。入社当時は外国籍社員のビザの申請や、海外出張などサポートする「海外支援チーム」に所属していましたが、2019年に出張を専門にサポートする部署として「出張支援チーム」を立ち上げました。

ミンジ

私もヘインさんと同じく、出張支援チームに所属しています。私の場合、入社したばかりなので、ヘインさんに教えてもらいながら仕事を覚えている段階です。前職も旅行業界で働いていた経験があります。

国京

私は、「LINEトラベルjp」のアライアンスを担当しています。2005年から8年ほど、LINEになる前のNHN JAPAN時代にゲーム事業に携わっていました。その後、「まったく違うことがしてみたい」と医療関連の新規事業の立ち上げを行う会社に転職しました。数年ほど働くうちに、「お客さんにもっと近いところでサービスを提供できる会社で働きたい」と思い、2015年に再入社しました。

――さっそくですが、出張支援チームの業務内容を教えてください。

ヘイン

出張支援チームでは、LINEや一部のグループ子会社の出張に関する交通機関のチケット手配や、宿泊施設の予約、出張費の清算業務、出張先でなにか困りごとがあった際のトラブルシューティングなどを行っています。2019年は、海外に拠点が増えたため、それに伴って社員の出張の数が増え、。

場合によっては、出張者自身が旅行代理店と直接メールでやりとりをする必要もあり、それが社員に負担をかける要因になっていました。そんなときに国京さんから「旅行代理店をLINEトラベルjpへ変えてみませんか」という提案をいただいたんです。

国京

元々は、出張費のコスト効率化の計画を立てようと思って、「LINEトラベルjp」と、その運営を行っている株式会社ベンチャーリパブリックとの連携を相談したことがきっかけです。ただ、社内でよく出張する人に話を聞いていくと、当時の出張手配には多くの不満があることが分かりました。そこでコスト効率化だけでなく、出張に関する業務改善とサービスの品質も一緒に高められるのではないかと、ヘインさんに検討してもらったんです。

ヘイン

出張の手配が社員の業務の邪魔になったり、それに時間を取られたりするのを防ぎたかったんです。それで「出張者に少しでもWOWを届けられるなら」と、これまでの旅行代理店を変えてLINEトラベルjpとの連携を決心しました。

「LINEトラベルjp」サービス画面

カジュアルなコミュニケーションと品質の高いサービスの提供を実現

――連携することで、具体的にどう変わったんでしょうか。

ヘイン

連携後は、出張者が出張の申請を出すと、「見積案内 / 航空券や新幹線の発券 / 宿泊予約 / Wi-Fi環境」などが、LINEトラベルjpから、メールではなく社員が業務で使用しているLINE WORKSのチャットで出張者に届く仕組みになっています。

――なぜ、メールではなくLINE WORKSのチャットなんですか？

国京

メールだと、どうしても面倒になりがちなことも、「チャットのほうが気軽にやりとりできるし、手配のスピードも速くなってサービスの品質も上がるのではないか」とヘインさんに提案しまして。これは「WOW」なのではないかと。

ミンジ

メールは、つい丁寧になってしまいがちで、カジュアルなやり取りが難しいんですよね。

ヘイン

LINE WORKSのチャットではスタンプを利用できたり、やりとりの履歴もスクロールするだけで簡単に確認できるのも大きなメリットだなって思います。

あと、社員の増加に伴って、外国籍社員が増えるにつれて、申請をするときに英語と日本語のほか、中国語、韓国語、ベトナム語等、複数の言語でやりとりしなければならない場合があって。それが、大変だという声があったんです。

その点、チャットでは自動の通訳機能を使ってやり取りができるので、本当にスムーズになったという声をたくさんいただけました。

LINE WORKSではスタンプなどの機能が利用できる

国京

そして、コストカットと、事業の売り上げの両方を実現することもできました

日々、旅行代金が変動するので確定した数字ではないのですが、以前の旅行代理店に支払っていた手数料と比較すると、現在はそれをおよそ25%以上節約できていて、コストカットに繋がっています。

事業側では、その手数料によって、年間およそ数千件分の出張手数料の売り上げをつくることができ、お互い、Win-Winの形になりました。

部門を超えた連携で新しい「価値」を生み出す

――出張業務のサポートについて、今後の展望などがあれば教えてください。

ヘイン

安全管理という側面で、出張データの「見える化」を進めています。

これまでも安全管理の対策はしていたんです。例えば、梅雨や台風などの自然災害があったとき、出張先で困っている社員の対応をしてきましたが、「見える化」によって、仮にどこかの国で感染症が発生したとか、緊急事態が発生した際に、「その地域に出張している社員は〇〇部署の〇〇さんだ」というのが即座に把握できるようになります。なので、さらなる安全管理のために、海外拠点との連携も含めて取り組んでいるところです。

ミンジ

出張データの見える化がさらに進めば、出張者や部署ごとに、年間どれくらいの出張費用を使っているのかを今後オープンにできていくのではないかと思います。

国京

あとは、出張後の経費の精算がすごく面倒なので、OCRでデータを取り込んでラクに精算できるようにしたい。経費の精算と分析を一元管理で、できればいいなと思っています。これは、どちらかというと経理領域の話になってきますが。

ほかにも、出張にかかるコストを下げたら、社員にインセンティブが入る仕組みができないかなって。社員自身が出張費を下げることで、何らかのかたちで社員に還元できると社員も喜ぶし、会社としてもコストダウンできるいい仕組みだと思うんです。これ、面白くないですか？

――それはWOWですね！ もっとできることが広がっていきそうです。

国京

いろいろできると思います。そして、今回の事例だけではなく、事業部門と管理部門がもっと連携していけるといいなぁって思っています。

事業部門は目線が基本的に外向きなので、外部の会社とか外部のサービスなどと、いかにうまくやるかっていう視点になりがち。それはもちろん事業を伸ばすうえでも重要なんですけど。LINEは会社としての規模も大きくなってきましたし、様々なスキルを持っている人や、いろんなアセットが社内に転がっているので、新規事業を試しでやるとか、事業を伸ばすためにも、一旦、社内をさらってみるといった内側に目を向けるのも大事になってくると思っています。

管理部門から、そういった発信がもっとあってもいいと思います。外ばっかり見るのも内ばっかり見るのも、本当にもったいない！（笑）

それを進めていくことで、管理部門の方も事業に関する仕事をする機会が増えたりとか、逆に事業部門の方も社内の仕事が面白くなってきたりとかして、人の入れ替えや交流ができると会社としても組織としても強くなっていくんじゃないかと思っています。

出張支援では、その取っ掛かりとして、新しい価値をどんどん提供していけたらと思っています！